Bổ Trợ Tư Pháp

Quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ chứng thực là một chế định quan trọng và có ý nghĩa trong việc xem xét, giải quyết các yêu cầu, khiếu nại, tranh chấp về sau, giúp cho cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và cả người dân dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

Trước tiên thì chứng thực là gì? Dưới góc độ ngôn ngữ, chứng thực là “Nhận cho để làm bằng chứng là đúng sự thật, Chứng thực lời khai, Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó” (Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng năm 1997). Dưới khía cạnh pháp lý, chứng thực nói chung được hiểu là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, tổ chức để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 NĐ 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 thì “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”. Có thể nói hoạt động chứng thực là hoạt động nhằm xác nhận giá trị pháp lý của văn bản chứng thực, do đó mà bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay xuất hiện không ít trường hợp bản sao sau khi được chứng thực từ bản chính thì bị sửa chữa, thêm bớt nội dung, không còn đúng với nguyên bản ban đầu. Vậy trong trường hợp không có bản chính để đối chiếu và thủ đoạn sửa chữa tinh vi, khó có thể phát hiện bằng mắt thường thì liệu có cách nào để phát hiện được không?

Hình mang tính chất minh họa. Nguồn: Internet

NĐ 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 ra đời đã khắc phục được những bất cập, thiếu sót của NĐ 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007, tạo nhiều thuận lợi cho người dân và người có thẩm quyền chứng thực, đáp ứng được nhu cầu chứng thực ngày càng lớn như hiện nay. Tuy nhiên, bên cạnh những điểm tích cực thì NĐ 23/2015/NĐ-CP vẫn còn tồn tại một số bất cập, vướng mắc, cụ thể như quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ chứng thực của việc chứng thực bản sao từ bản chính.

NĐ 23/2015/NĐ-CP quy định về chế độ lưu trữ cụ thể như sau:

“Điều 14. Chế độ lưu trữ

1. Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
2. Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.
3. Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn lưu trữ là 20 (hai mươi) năm.”

Như vậy, trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính chỉ được ghi nhận vào sổ chứng thực và sổ này được lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện việc chứng thực. So với các loại chứng thực khác như chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch,… thì quy định về việc tổ chức, cơ quan chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực không đặt ra đối với chứng thực bản sao từ bản chính. Do đó mà khi xuất hiện việc sửa chữa bản sao, thêm bớt nội dung vào bản sao sau khi đã được chứng thực từ bản chính, nhất là trong thời buổi các thủ đoạn làm giả rất tinh vi như hiện nay thì cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không có cơ sở để đối chiếu khi có tranh chấp hay khiếu nại xảy ra. Ngay khi có khiếu nại hay tranh chấp thì cơ quan, tổ chức đã thực hiện chứng thực hoàn toàn không có căn cứ xác định được bản sao này có được chứng thực đúng hay không, có bị tẩy xóa hay sửa chữa so với thời điểm cơ quan, tổ chức mình thực hiện chứng thực hay không. Do đó, cần thiết điều chỉnh quy định về chế độ lưu trữ giấy tờ, văn bản chứng thực của việc chứng thực bản sao từ bản chính một thời hạn hợp lý để tránh rủi ro, tranh chấp xảy ra.

Ngoài ra tại Điều 22 NĐ 23/2015/NĐ-CP quy định về Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao đã loại bỏ trường hợp “Bản chính giả mạo” như quy định tại Điều 16 NĐ 79/2007/NĐ-CP. Theo quy định hiện hành thì câu hỏi được đặt ra là liệu bản chính có dấu hiệu giả mạo thì người có thẩm quyền chứng thực có được chứng thực bản sao hay không? Trường hợp đã chứng thực và bản sao đã được sử dụng trong các giao dịch dân sự thì trách nhiệm lúc này thuộc về ai?

Theo quan điểm tác giả thì cần giữ lại quy định về “Bản chính có dấu hiệu giả mạo” vào các trường hợp Bản chính không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao, tránh trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực chủ quan, cẩu thả, không kiểm tra kỹ bản chính và viện dẫn quy định pháp luật trên để né tránh trách nhiệm khi có phát hiện bản chính là giả mạo. Sự thiếu sót trên trong chế định pháp luật cũng tạo điều kiện cho các đối tượng xấu lợi dụng bản chính giả mạo để chứng thực bản sao, sau đó sửa chữa, thêm bớt nội dung vào bản sao để biến bản sao “hợp lệ” về mặt nội dung và cả hình thức. Ví dụ như Di chúc phân chia tài sản không có lời chứng của người có thẩm quyền chứng thực Di chúc, sau đó đối tượng lợi dụng chứng thực bản sao từ bản chính rồi thêm nội dung lời chứng để biến bản sao hợp lệ.

Trên đây là những quan điểm của tác giả về chế độ lưu trữ của việc chứng thực bản sao từ bản chính. Rất mong nhận được sự trao đổi, đóng góp của quý độc giả.